Κατηγορία: Tips – Συμβουλές

Πολλές φορές έχουμε την ανάγκη να στείλουμε mails σε ώρες που δεν είμαστε στο γραφείο, mails που πρέπει οπωσδήποτε να σταλούν στο πελάτη μας. Έτσι, μία λύση είναι να στείλουμε ένα mail από το κινητό μας τηλέφωνο τη συγκεκριμένη ώρα ή από τον υπολογιστή του σπιτιού μας. Αυτή η λύση όμως δεν είναι πάντα εύκολη και βολική. Στο γραφείο έχουμε όλα τα απαραίτητα αρχεία, τις πληροφορίες που απαιτούνται, την εταιρική υπογραφή του email μας κλπ. Επιπλέον, θα χρειαστεί να βρούμε τον ελεύθερο χρόνο που απαιτείται για να μπορέσουμε να το στείλουμε στον πελάτη μας, αφήνοντας άλλες υποχρεώσεις και δουλειές του σπιτιού.

Έτσι λοιπόν, σε αυτό το άρθρο θα δούμε πώς μπορούμε να πραγματοποιήσουμε ένα μελλοντικό προγραμματισμό αποστολής email μέσω thunderbird.

Στο βασικό μενού του thunderbird, που θα  βρείτε στο πάνω μέρος (εάν δεν το βλέπετε, πατήστε το κουμπί alt), επιλέγετε “Εργαλεία – Πρόσθετα“.

Στη νέα καρτέλα που θα σας ανοίξει, πραγματοποιείστε μία αναζήτηση “Send Later“.

Μετά την εγκατάσταση και προσθήκη αυτού του πρόσθετου, θα σας ζητηθεί να πραγματοποιήσετε επανεκκίνηση τον προγράμματος του thunderbird. Αφού πραγματοποιήσετε και αυτή την επανεκκίνηση, το addon αυτό έρχεται με κάποιες βασικές ρυθμίσεις. Αυτές μπορείτε να τις δείτε από το βασικό μενού του thunderbird επιλέγοντας: “Εργαλεία – Επιλογές προσθέτου – Send Later“.

Στην νέα καρτέλα που θα ανοίξει βλέπετε την καρτέλα “Γενικές“, καθώς και κάποιες άλλες καρτέλες όπως “Συντόμευση 1, Συντόμευση 2, Συντόμευση 3 και Προχωρημένες“. Στην καρτέλα “Γενικές”, το μόνο που προτείνεται να αλλάξετε είναι η επιλογή “Έλεγχος κάθε” και να εισάγετε 15 ή 30 λεπτά. Το πρόσθετο αυτό (addon) έχει τη δυνατότητα να ελέγχει βάσει  του χρόνου που έχετε επιλέξει ποια mails πρέπει να στείλει την συγκεκριμένη ώρα. Επομένως, μπορείτε εύκολα να καταλάβετε ότι ένας πολύ μικρός χρόνος του τύπου ενός λεπτού (που είναι και η default τιμή) ή 5 λεπτών και λοιπά, θα έχει ως αποτέλεσμα κάποια καθυστέρηση τόσο στη σύνδεση του internet σας, όσο και στη γενική εργασία που πραγματοποιείτε στον υπολογιστή σας και χρησιμοποιείτε το internet για αυτή.

Στις υπόλοιπες καρτέλες των συντομεύσεων μπορείτε να δηλώσετε ένα όνομα και τον χρόνο αντίστοιχα που θέλετε, προς έλεγχο αποστολής των emails. Είμαστε σχεδόν έτοιμοι για τον μελλοντικό προγραμματισμό αποστολής emails μέσω του thunderbird. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να συντάξουμε ένα νέο email. Αφού εισάγουμε τον παραλήπτη, το θέμα του email, το περιεχόμενο αυτού, καθώς και όλες τις υπόλοιπες ενέργειες που θέλουμε και χρειάζονται, από το βασικό μενού επιλέγουμε :”Αρχείο – Αναβολή αποστολής (ή μέσω συντόμευσης: Ctrl + Shift + Enter)“. Στο pop-up εμφανίζονται κάποιες ρυθμίσεις αποστολής του mail.

Μπορείτε να εισάγετε μία συγκεκριμένη ώρα αποστολής όπως δείχνει το παράδειγμα: “3:00pm Thursday” ή 12/31/2012 15:27″. Κάτι άλλο που μπορείτε να κάνετε είναι να πατήσετε τα έτοιμα κουμπιά που είχατε ρυθμίσει και νωρίτερα από τις ρυθμίσεις αυτού του addon, “σε 15 λεπτά ή σε 30 λεπτά ή σε 2 ώρες”.

Ελπίζουμε πως με αυτό το πρόσθετο θα μπορέσετε να οργανώσετε την εργασία σας, να γίνετε πιο αποδοτικοί και το κυριότερο, να μην ξεχάσετε ποτέ να στείλετε κάποιο σημαντικό mail στο πελάτη σας!

Πολλές ιστοσελίδες που έχουν χαρακτήρα blog επιθυμούν να έχουν ανοιχτά τα σχόλια στις σελίδες και στα άρθρα τους. Σκοπός αυτής της ενέργειας είναι να λάβουν σχόλια – feedback από τους αναγνώστες τους, να μοιραστούν τις εμπειρίες τους και να βοηθήσουν ο ένας τον άλλον μέσω του διαλόγου που αναπτύσσετε εντός αυτών των σχολίων.

Πώς όμως μπορείς να ξέρεις και να είσαι σίγουρος ότι αυτό που γράφει ο χρήστης είναι κάτι σχετικό με το άρθρο σου, ή ότι δεν γράφει κακόβουλα σχόλια;

Ενέργειες που μπορεί να κάνει κάποιος κακόβουλος χρήστης μέσω σχολίων:

• Να υποκλέψει προσωπικά ευαίσθητα δεδομένα, τόσο της ιστοσελίδας, όσο και των χρηστών αυτής
• Να εισάγει κακόβουλο κώδικα με σκοπό την συνεχή άντληση πληροφοριών, χωρίς να το καταλάβετε
• Να εκμεταλλευτεί και να υποκλέψει την υψηλή επισκεψιμότητα της ιστοσελίδας σας, εισάγοντας δικά του links από εξωτερικές πηγές – ιστοσελίδες

Υπάρχουν αρκετές ενέργειες που μπορούν να σας βοηθήσουν να προστατευτείτε από επιτήδειους που θέλουν να βλάψουν την ιστοσελίδα σας, ή ακόμα και το περιεχόμενο αυτής. Κάποιες από τις ενέργειες αυτές θα τις αναφέρουμε παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

• Χρήση plug-in

Εάν θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε κάποιο plug-in, η πρώτη μας σκέψη είναι το Akismet anti-spam. Το πρόσθετο αυτό βοηθάει ελέγχοντας τα σχόλια που αφήνουν οι χρήστες μέσα από μία μεγάλη βάση δεδομένων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Εάν λοιπόν βρεθεί μέσα στο περιεχόμενο του σχολίου χρήστη κάποια κακόβουλη λέξη / φράση κλειδί, τότε αποτρέπεται η δημοσίευση του. Θα χρειαστεί ωστόσο να κάνετε λογαριασμό στη σελίδα Akismet.com ο οποίος είναι δωρεάν.

• Δυνατότητες WordPress

Πέρα όμως από τα έτοιμα plug-ins που υπάρχουν στην αγορά του WordPress, μπορούμε να εκμεταλλευτούμε και το ίδιο το WordPress, αφού προσφέρει κάποιες ενσωματωμένες δυνατότητες ακριβώς γι αυτό το σκοπό. Μάλιστα, με αυτό τον τρόπο βελτιώνετε την ταχύτητα του site σας, καθώς δεν το φορτώνετε με plug-ins, που έχουν ως αποτέλεσμα να καθυστερούν το χρόνο φόρτωσης της ιστοσελίδας.

Μπορείτε να μεταφερθείτε εντός του διαχειριστικού στην ενότητα “Ρυθμίσεις – Συζήτηση“. Σε αυτή την οθόνη θα δείτε μία μεγάλη ποικιλία επιλογών όσον αφορά τα σχόλια. Η πρόταση μας για όλες αυτές τις επιλογές είναι η εξής (βλέπε εικόνα):

Ας δούμε κάποιες επεξηγήσεις για αυτές τις επιλογές που βλέπουμε στην οθόνη αυτή.

• Προεπιλεγμένες ρυθμίσεις άρθρων

Οι τρεις πρώτες επιλογές αφορούν τα άρθρα και μπορούν να τροποποιηθούν και μεμονωμένα για κάθε άρθρο. Εάν επιλέξουμε να ενεργοποιήσουμε και τις τρεις αυτές επιλογές τότε δίνεται η δυνατότητα στους χρήστες να εισάγουν παραθέματα και παραπομπές, να σχολιάσουν σε νέα άρθρα. Εάν λοιπόν δεν θέλουμε σχόλια, τότε καλό είναι αυτές οι επιλογές να απενεργοποιηθούν.

• Άλλες ρυθμίσεις σχολίων

Η πρώτη επιλογή σε αυτή την ομάδα ρυθμίσεων “αναγκάζει” τον χρήστη να εισάγει ένα όνομα και μία ηλεκτρονική διεύθυνση. Αυτό μπορεί να αποτρέψει μερικούς χρήστες από το να εισάγουν τα προσωπικά τους στοιχεία. Ακόμα, μπορεί να δηλώσουν ψευδή στοιχεία τα οποία δύσκολα μπορούμε να εντοπίσουμε από την πρώτη στιγμή.
Η επόμενη επιλογή είναι ο χρήστης που αφήνει το σχόλιο του να είναι και εγγεγραμμένος στο σύστημα του WordPress. Μία από τις δυνατές επιλογές έναντι των σχολίων μιας και αν δεν υπάρχει login σύστημα, τότε είναι αδύνατο να γράψει κάποιο σχόλιο, παρά μόνο εάν παρακάμψει την ασφάλεια του.
Ακολουθεί η επιλογή που κλείνει αυτόματα τα σχόλια ύστερα από τις ημέρες που θα δηλώσουμε.
Έπειτα, ακολουθούν κάποιες επιλογές εμφάνισης των σχολίων, όπως μέχρι πιο επίπεδο θέλουμε να έχουμε σχόλια, νεότερα – παλιότερα, σελιδοποίηση σχολίων.

• Να ειδοποιούμαι όποτε

Τσεκάροντας αυτή την ομάδα επιλογών ειδοποιούμαστε κάθε φορά που υποβάλλεται ένα σχόλιο ή είναι προς έλεγχο.

• Για να προβληθεί ένα σχόλιο

Σε αυτή την ομάδα επιλογών το κάθε σχόλιο που εισάγεται πρέπει να εγκριθεί χειροκίνητα από εμάς, καθώς επίσης και ο συντάκτης πρέπει να έχει ήδη εγκεκριμένο σχόλιο.

Καταλαβαίνετε λοιπόν πως όλες αυτές οι επιλογές είτε προσπαθούν είτε και αποτρέπουν πολλές φορές τους χρήστες της ιστοσελίδας σας από το να γράψουν κάποιο σχόλιο, είτε αυτό πρόκειται για κάποιο άρθρο, είτε για κάποια σελίδα.

Σαφώς και μπορείτε να πειραματιστείτε με όλες τις παραπάνω επιλογές, ανάλογα με τις ανάγκες σας και τις ανάγκες της ιστοσελίδας σας.

Τέλος, ένα ακόμα δυνατό κομμάτι του WordPress σχετικά με τα σχόλια, είναι το τελευταίο κομμάτι αυτής της οθόνης, η Μαύρη λίστα σχολίων.

Σε αυτήν εδώ την περιοχή μπορούμε να γράψουμε λέξεις, αλλά και εκφράσεις κλειδιά, με σκοπό όποτε γίνεται εμφάνιση αυτών σε κάποιο σχόλιο, απευθείας να αποτρέπεται η δημοσίευση του ή ακόμα και να καταλήγει στην αυτόματη διαγραφή.

Μπορείτε να κατεβάσετε την Μαύρη λίστα σχολίων της Dataspot παρακάτω:

Οι πελάτες μας συχνά ζητάνε να μάθουν τον τρόπο με τον οποίο συνδέεται ένα email account με το πρόγραμμα Outlook. Παρακάτω θα βρείτε αναλυτικά τα βήματα για να πραγματοποιήσετε εσείς οι ίδιοι αυτή τη σύνδεση.

1. Ανοίγετε το πρόγραμμα Outlook.
2. Επιλέγετε από το μενού πάνω αριστερά: Αρχείο —> Προσθήκη Λογαριασμού (1)
3. Επιλέγετε “χειροκίνητη ρύθμιση ή πρόσθετους τύπους διακομιστών” και πατήστε Επόμενο

4. Στην επόμενη οθόνη που θα εμφανιστεί, επιλέγετε “POP or IMAP” και πατήστε Επόμενο

5. Εισάγετε τα στοιχεία που σας έχουν δοθεί από τον αντίστοιχο πάροχο φιλοξενίας ιστοσελίδας – hosting provider.

Τέτοια στοιχεία είναι το Όνομα σας (έτσι όπως θα φαίνεται στους πελάτες), το email σας, τύπος λογαριασμού email επιλέγετε POP3, Εισερχόμενος / Εξερχόμενος Διακομιστής εισάγετε: mail.to-domain-sas.gr ή com αντίστοιχα (ή οποιαδήποτε είναι η κατάληξη του domain name σας).

6. Έπειτα επιλέγετε περισσότερες Ρυθμίσεις και πηγαίνετε στην καρτέλα Για προχωρημένους.
7. Στην ενότητα αυτή εισάγετε τις παρακάτω ρυθμίσεις:

Οι συγκεκριμένες ρυθμίσεις αφορούν μόνο τις περιπτώσεις ύπαρξης SSL στην ιστοσελίδα σας ή αντιμετώπισης κάποιου προβλήματος. Εναλλακτικά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις παρακάτω ρυθμίσεις:

8. Πατήστε ΟΚ, στο επόμενο παράθυρο Κλείσιμο κι έχετε έτσι ολοκληρώσει τη διαδικασία σύνδεσης. Μπορείτε τώρα να πραγματοποιήσετε μία Παραλαβή / Λήψη των emails σας.

(1) Ανάλογα με την έκδοση Outlook που έχετε, μπορεί αυτή η επιλογή να διαφέρει ως προς την εμφάνιση του. Για παράδειγμα μπορεί να το δείτε ως σύμβολο “+”

Πολλοί χρήστες έχουν εγκαταστήσει τους email λογαριασμούς σε κάποιο πρόγραμμα διαχείρισης email ή εφαρμογή αντίστοιχα όπως Outlook, Thunderbird και λοιπά. Κατά τη διάρκεια εγκατάστασης αυτών, σας ζητήθηκε να επιλέξετε τον τρόπο σύνδεσης τους με τον server. Επομένως, σίγουρα θα συναντήσατε τους όρους IMAP ή POP3.  Γνωρίζετε όμως γιατί κάνατε την αντίστοιχη επιλογή; Εάν όχι, κι αν δυσκολεύεστε να αποφασίσετε τι από τα δύο είναι σωστό ή καλύτερο για εσάς, τότε αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει να ξεκαθαρίσετε τους όρους αυτούς και να αποφασίστε ποιο ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.

Καταρχήν να αναφέρουμε ότι και το POP3 (Post Office Protocol) και το IMAP (Message Access Protocol), είναι πρωτόκολλα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Συγκρίνοντας τα δύο πρωτόκολλα και εξετάζοντας τις βασικές λειτουργίες τους, πραγματοποιούμε τα εξής βήματα:

POP3:

• Σύνδεση στον server
• Ανάκτηση όλων των email από τον server
• Αποθήκευση των email τοπικά
• Διαγραφή email από τον server

IMAP:

• Σύνδεση στον server
• Προσωρινή λήψη των email στην αντίστοιχη εφαρμογή που χρησιμοποιούμε
• Επεξεργασία των email (σήμανση ως διαβασμένο ή μη, σήμανση ως σημαντικό email, διαγραφή και λοιπά)

Βάσει των παραπάνω βασικών λειτουργιών, μπορούμε να καταλήξουμε σε κάποια πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα για τα δύο αυτά πρωτόκολλα.

Πλεονεκτήματα POP:

• Ολόκληρη η αλληλογραφία αποθηκεύεται τοπικά. Έτσι, είναι προσβάσιμα ακόμα κι αν δεν έχουμε σύνδεση στο internet. Η σύνδεση στο internet είναι απαραίτητη μόνο για την αποστολή και λήψη των νέων μηνυμάτων.
• Εξοικονόμηση χώρου στον server, καθώς ύστερα από την ανάκτηση των email και την τοπική αποθήκευση τους, αυτά διαγράφονται από τον server.
• Δυνατότητα να αφήσουμε τα email στον server για κάποιες μέρες και ύστερα να γίνει η διαγραφή τους. Με αυτό τον τρόπο, μπορούμε να κατεβάσουμε τα emails μας και σε δεύτερο σταθμό εργασίας.

Πλεονεκτήματα MAP:

• Εξοικονόμηση τοπικού χώρου αποθήκευσης
• Δυνατότητα πρόσβασης στον ίδιο λογαριασμό email από πολλούς χρήστες
• Αντίγραφα ασφαλείας από τον server (επιπλέον εξοικονόμηση χώρου)
• Γρήγορη προβολή και επεξεργασία των email

Είδαμε κάποια από τα πλεονεκτήματα των πρωτοκόλλων POP και IMAP. Βάσει αυτών θα μπορούσατε να καταλήξετε ποιο από τα δύο καλύπτει τις ανάγκες σας και είναι το ιδανικό για τον τρόπο εργασίας σας.

Έτσι, εάν:

• θέλετε να πραγματοποιείτε γρήγορη αναζήτηση των email σας
• έχετε περιορισμένο χώρο στον server που σας παρέχει την φιλοξενία
• θέλετε να μην ανησυχείτε για αντίγραφα ασφαλείας των email σας

τότε ο ιδανικός τρόπος σύνδεσης του email λογαριασμού σας είναι το πρωτόκολλο POP και συνίσταται από την dataspot.gr

Εάν όμως:

• δεν έχετε μεγάλο τοπικό χώρο αποθήκευσης (σκληρός δίσκος, κινητό και λοιπά)
• θέλετε να έχουν πρόσβαση πολλοί χρήστες σε έναν λογαριασμό email
• θέλετε γρήγορη και άμεση προβολή των email σας

τότε ο ιδανικός τρόπος σύνδεσης του email λογαριασμού σας είναι το πρωτόκολλο IMAP.

Μία ενδεικτική εικόνα για την επιλογή POP ή IMAP