Το email είναι αδιαμφισβήτητα ένα από τα δημοφιλέστερα μέσα επικοινωνίας. Το 2022 στελνόντουσαν σε καθημερινή βάση κατά μέσο όρο 333 δισεκατομμύρια emails!
Πώς, όμως, θα γράψω ένα σωστό και αποτελεσματικό email; Μήπως υπάρχουν κάποιες χρήσιμες δυνατότητες που δεν αξιοποιώ;
Στο άρθρο αυτό θα δούμε όλα όσα πρέπει να γνωρίζεις για να στέλνεις κάθε φορά το τέλειο email. Και για όσους από εσάς θεωρείτε ότι έχετε στείλει τόσα πολλά emails που πλέον “το κατέχετε”, μείνετε μαζί μας, έχουμε και μερικά πιο advanced tips για εσάς.
Μην στέλνεις το email σου χωρίς θέμα
Το “θέμα” (subject) του email είναι το πρώτο πράγμα που διαβάζει κάποιος, πριν καν ακόμη το ανοίξει. Είναι, λοιπόν, σημαντικό να συμπεριλάβεις εκεί τις λέξεις-κλειδιά που συνοψίζουν αποτελεσματικά το περιεχόμενο του μηνύματος.
Σε καμία περίπτωση δεν αφήνουμε κενό το πεδίο του θέματος. Ένα mail χωρίς θέμα είναι πολύ πιθανό να περάσει απαρατήρητο μέσα στο πλήθος των emails που λαμβάνει κάποιος καθημερινά.
Γράψε τον κατάλληλο χαιρετισμό
Είναι σημαντικό να ξεκινήσεις το μήνυμά σου με έναν ευγενικό χαιρετισμό και το όνομα του παραλήπτη αν το γνωρίζεις.
Μπορείς, επίσης, στην αρχή του μηνύματος να αναφέρεις κάτι που γνωρίζεις για τον παραλήπτη, χτίζοντας έτσι μία δυνατότερη σχέση μαζί του.
Χρησιμοποίησε το κατάλληλο ύφος ανάλογα με τον παραλήπτη
Το email είναι γενικά λιγότερο επίσημος τρόπος επικοινωνίας από ένα κανονικό γράμμα. Πάντα, όμως, πρέπει να λαμβάνεις υπόψη το πλαίσιο μέσα στο οποίο γίνεται η επικοινωνία και να προσαρμόζεις το ύφος σου αναλόγως.
Στέλνεις email σε κάποιο άτομο που δε γνωρίζεις ή σε κάποιον πελάτη; Τότε ίσως είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσεις πληθυντικό ευγενείας και πιο επίσημο ύφος.
Γράφεις email σε κάποιο συνεργάτη που γνωρίζεις καλά; Προτίμησε ένα πιο οικείο ύφος,
Σε κάθε περίπτωση, απόφυγε τη χρήση emoji και πρόχειρου λεξιλογίου.
Μπες κατευθείαν στο θέμα
Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν έχουν χρόνο (και όρεξη) να διαβάζουν μεγάλα και φλύαρα emails. Επομένως, θέλεις το email σου να είναι σύντομο και περιεκτικό.
Θέλεις να γράψεις πολλά διαφορετικά πράγματα; Τότε χρησιμοποίησε κουκκίδες ή αρίθμηση για να οργανώσεις τις σκέψεις σου και να κάνεις το κείμενο πιο ευανάγνωστο.
Κάνε έξυπνη χρήση της μορφοποίησης κειμένου
Οι κουκκίδες και η αρίθμηση είναι μία καλή ιδέα για την οργάνωση του κειμένου σου, αλλά μην ξεχνάς να αξιοποιήσεις και τις δυνατότητες μορφοποίησης του κειμένου. Τα έντονα και τα πλάγια γράμματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να τραβήξουν την προσοχή του αναγνώστη στα σημαντικά σημεία και να κάνουν το μήνυμά σου πιο σαφές.
Χρησιμοποίησε μία “κλήση για δράση”
Στο τέλος του email κάνε σαφές τι περιμένεις από τον παραλήπτη να κάνει. Αυτό θα μπορούσε να είναι κάτι τόσο απλό όσο το ότι περιμένεις να απαντήσει ή να προγραμματίσετε μία συνάντηση.
Κλείσε το email με τον κατάλληλο τρόπο
Εξίσου σημαντικός με το χαιρετισμό στην αρχή του μηνύματος είναι και ένας χαιρετισμός στο τέλος, πάλι ανάλογα με την οικειότητα που υπάρχει με τον παραλήπτη.
Χρησιμοποίησε μία επαγγελματική διεύθυνση
Η διεύθυνση του email σου θα πρέπει να φανερώνει το όνομά σου ή το όνομα της εταιρείας σου. Απόφυγε τη χρήση τυχαίων γραμμάτων, αριθμών και απόφυγε τη χρήση δωρεάν υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Χρησιμοποίησε μία επαγγελματική υπογραφή
Μία υπογραφή στο τέλος του μηνύματος είναι ένας εξαιρετικός τρόπος να αφήσεις μία θετική τελική εντύπωση στον παραλήπτη.
Η υπογραφή θα πρέπει να περιλαμβάνει το ονοματεπώνυμό σου, την επαγγελματική σου ιδιότητα, την εταιρεία και στοιχεία επικοινωνίας. Μπορείς επίσης να συμπεριλάβεις ένα σύνδεσμο στο site της εταιρείας σου και σε κοινωνικά δίκτυα.
Μην παραφορτώνεις το email με συνδέσμους και συνημμένα
Απόφυγε τα μεγάλα αρχεία που μπορεί να καθυστερήσουν το κατέβασμα του email από τον παραλήπτη. Και να θυμάσαι πάντα να γράφεις μία σύντομη περιγραφή για κάθε αρχείο και κάθε σύνδεσμο που στέλνεις.
Χρησιμοποίησε το πεδίο Bcc όταν το email σου έχει πολλούς παραλήπτες
Όταν στέλνεις ένα email μαζικά, είναι καλή ιδέα να κάνεις χρήση του πεδίου Bcc (Blind carbon copy), αντί του CC ή του Προς. Αυτό θα κρατήσει τις διευθύνσεις των παραληπτών κρυφές, προστατεύοντας έτσι το προσωπικό τους απόρρητο.
Λάβε υπόψη την πιθανή διαφορά ώρας
Αν στέλνεις email σε κάποιον που βρίσκεται σε διαφορετική ζώνη ώρας, τότε ίσως θέλεις να προγραμματίσεις την αποστολή του μέσα στο ωράριο εργασίας του παραλήπτη. Αυτό θα αυξήσει τις πιθανότητες να το διαβάσει έγκαιρα.
Χρησιμοποίησε ένα εργαλείο για να προγραμματίσεις την αποστολή
Υπάρχουν εργαλεία, όπως το Boomerang, που σου δίνουν τη δυνατότητα να προγραμματίσεις το email σου να σταλεί μία συγκεκριμένη ώρα. Ή, αν δεν έχεις λάβει απάντηση, μπορούν να στείλουν αυτόματα μία υπενθύμιση.
Ξαναδιάβασε το email πριν το στείλεις!
Πριν το στείλεις, σιγουρέψου ότι το email σου δεν έχει ορθογραφικά, γραμματικά ή οποιαδήποτε άλλο λάθος που μπορούν να μειώσουν την επαγγελματική εμφάνιση.
Δεν έλαβες απάντηση; Στείλε μία υπενθύμιση
Πολλοί μπορεί να είναι οι λόγοι που δεν έλαβες απάντηση στο email σου. Μπορεί αυτό να διέφυγε της προσοχής του παραλήπτη ή να το διάβασε και μετά να ξέχασε να απαντήσει. Όπως και να ‘χει, μπορείς πάντα να στείλεις μία ευγενική υπενθύμιση. Έτσι, θα δείξεις ότι ενδιαφέρεσαι ακόμη να λάβεις μία απάντηση.
Ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές, σύντομα θα γράφεις email που θα είναι ξεκάθαρα, επαγγελματικά και αποτελεσματικά. Να θυμάσαι πάντα να χρησιμοποιείς το κατάλληλο ύφος ανάλογα με τον παραλήπτη και κρατάς το μήνυμά σου σύντομο και περιεκτικό.
